Schuljahreswechsel - Personendaten aktualisieren

Erstellen von Excel-Files für den Datenimport

Allgemein

Jede Schulverwaltungs-Software erstellt Personen-IDs - Verwenden Sie diese eindeutigen Personalnummern für alle SuS und LPs als Benutzernummer.
Dies ermöglicht das einfache Aktualisieren der Personendaten, indem Sie immer zum Schuljahreswechsel alle Personendaten löschen und neu importieren. Dank der fixen Benutzernummern bleiben die Ausleihen immer richtig zugeordnet.

BiThek führt den Datenimport auf Wunsch gerne für Sie aus.

Vereinbaren Sie den Termin bitte frühzeitig. Wir führen diese Arbeiten jeweils vor und nach den Sommerferien aus (bis und mit Woche 28 und ab Woche 33). Die Verrechnung der Arbeit erfolgt nach Aufwand. Senden Sie die Files an gnoinski@bithek.ch.

HALTEN SIE DIE KOSTEN TIEF - BITTE ERSTELLEN SIE DIE FILES GENAU GEMÄSS DEN FOLGENDEN ANGABEN - DANKE!

Anforderungen - EXCEL-Importfiles (.xlsx)

• Erstellen Sie EIN Importfile für die ganze Schule. (Evtl. je eines für SuS und für LP)
• Die Daten brauchen WEDER GRUPPIERT NOCH SORTIERT zu sein.
• Klassenbezeichnungen müssen EINDEUTIG sein.
• Das File darf KEINE LEERZEILEN und KEINE ZWISCHENTITEL enthalten.
• Die Zeile 1 MUSS fixe Werte enthalten (siehe unten, Feldnamen und Beispiel)
• Ab Zeile 2 müssen alle Zeilen vollständig ausgefüllt sein.
• Die Anzahl Personen muss GENAU stimmen (keine auswärts geschulten SuS, keine pensionierten LP, kein Hausdienst etc.)
• Die Reihenfolge der Spalten ist FREI.


Aufbau der Importfiles

Die Zeile 1 enthält die Feldnamen > verbindliche Schreibweise, Fett = erforderlich

Nummer
Anrede
Name
Vorname
Benutzergruppe
Strasse
PLZ
Wohnort
Telefon
MailAdresse
Geburtsdatum
Klasse
Lehrer
Lehrermail
Zweigstelle

verbindliche Begriffe resp Beschreibung des Inhalts

eindeutige Personalnummer
Herr / Frau (oder m/w resp. m/f)
Familienname
Vorname
SuS / LP / Extern
Strasse und Hausnummer
Postleitzahl
Wohnort
Telefonnummer
Email-Adresse
Geburtsdatum
eindeutige Klassenbezeichnung
Name der Klassenlehrperson
E-Mail der Klassenlehrperson
Schulhausname

Beispiel

Zeile 1 = Feldnamen - entscheidend für Import-Zuordnung / Zeilen 2 bis xxx = Daten unsortiert, keine leeren Zeilen / Spalten A - ... in beliebiger Reihenfolge