Erstellen von Excel-Files für den Datenimport
Allgemein
Jede Schulverwaltungs-Software erstellt Personen-IDs - Verwenden Sie diese eindeutigen Personalnummern für alle SuS und LPs als Benutzernummer.
Dies ermöglicht das einfache Aktualisieren der Personendaten, indem Sie immer zum Schuljahreswechsel alle Personendaten löschen und neu importieren. Dank der fixen Benutzernummern bleiben die Ausleihen immer richtig zugeordnet.
BiThek führt den Datenimport auf Wunsch gerne für Sie aus.
Vereinbaren Sie den Termin bitte frühzeitig. Wir führen diese Arbeiten jeweils vor und nach den Sommerferien aus (bis und mit Woche 28 und ab Woche 33). Die Verrechnung der Arbeit erfolgt nach Aufwand. Senden Sie die Files an gnoinski@bithek.ch.
HALTEN SIE DIE KOSTEN TIEF - BITTE ERSTELLEN SIE DIE FILES GENAU GEMÄSS DEN FOLGENDEN ANGABEN - DANKE!
Anforderungen - EXCEL-Importfiles (.xlsx)
• Erstellen Sie EIN Importfile für die ganze Schule. (Evtl. je eines für SuS und für LP)
• Die Daten brauchen WEDER GRUPPIERT NOCH SORTIERT zu sein.
• Klassenbezeichnungen müssen EINDEUTIG sein. Sie dürfen keine Satzzeichen, Schrägstriche oder math. Operatoren enthalten.
• Das File darf KEINE LEERZEILEN und KEINE ZWISCHENTITEL enthalten.
• Die Zeile 1 MUSS fixe Werte enthalten (siehe unten, Feldnamen und Beispiel)
• Ab Zeile 2 müssen alle Zeilen vollständig ausgefüllt sein.
• Die Anzahl Personen muss GENAU stimmen (keine auswärts geschulten SuS, keine pensionierten LP, kein Hausdienst etc.)
• Die Reihenfolge der Spalten ist FREI.
• Umfasst eine Zweigstelle BenutzerInnen mehrerer Schulhäuser, kann der Schulhausname im zusätzlichen Feld ,Land’ angegeben werden.
Aufbau der Importfiles
Die Zeile 1 enthält die Feldnamen > verbindliche Schreibweise, ROT = erforderlich
Schuljahr = echte Jahrzahl, vierstellig (z.B. 2025) Es ist immer das Jahr, in dem das Schuljahr BEGINNT.
Zweigstelle = Bibliotheksname >> in BiThek verwendete Bezeichnungen !
Nummer = eindeutige Personalnummer
Anrede = Herr / Frau oder m/w resp. m/f
Name = Familienname
Vorname = Vorname
Benutzergruppe = "SuS" / "LP" / "Extern"
Geburtsdatum = Geburtsdatum Format = (T)T.(M)M.JJJJ Verwendung = Überprüfung Lesealter
Klasse = eindeutige Klassenbezeichnung (>> mit Präfix, falls mehrere Zweigstellen dieselben KlBez. verwenden!)
Lehrer = Name der Klassenlehrperson >> Name UND Vorname in EINEM Feld
Lehrermail = E-Mail der Klassenlehrperson (für BiThek 7 und 8; Versand von Listen pro Klasse)
Strasse = Strasse und Hausnummer
PLZ = Postleitzahl
Wohnort = Wohnort
Land = evtl Name des Schulhauses, >>> falls Personen mehrerer Schulhäuser dieselbe Bibliothek besuchen.
Telefon = Telefonnummer
MailAdresse = EIGENE Email-Adresse der SuS und LP
Beispiel
Zeile 1 = Feldnamen - entscheidend für Import-Zuordnung / Zeilen 2 bis xxx = Daten unsortiert, keine leeren Zeilen / Spalten A - P in beliebiger Reihenfolge
